Chi phí lao động là gì?

Chi phí lao động được hiểu đơn giản là tất cả các khoản tiền phải trả cho nhân viên, bao gồm:

• Lương
• Lương theo giờ
• Tiền thưởng
• Tiền tăng ca
• Thuế tiền lương
• Bảo hiểm
• Nghỉ ốm, nghỉ phép và các kỳ nghỉ khác…

Về cơ bản, bất cứ điều gì có thể được phân loại, có liên quan đến lao động thì đều đưa vào tính toán phần trăm (%) chi phí lao động.

Cách tính phần trăm chi phí lao động của khách sạn – nhà hàng

Chi phí lao động không chỉ bao gồm tiền lương mà còn là các khoản liên quan phải trả khác

Trong đó, chi phí lao động theo giờ làm việc là quan trọng nhất, quyết định các khoản chi phí lao động có liên quan khác.

* Chi phí lao động theo giờ làm việc

Hãy đặt mình vào vị trí một quản lý nhà hàng của khách sạn. Vào lúc 3:30 chiều thứ hai, một vị khách bước vào và ngồi tại nhà hàng. Họ gọi 2 ly bia tươi với đậu phộng. Là người quản lý theo dõi doanh số và lao động cùng nhau, bạn phải tự hỏi: ai thực sự làm việc cho vị khách duy nhất đó?

Rất có thể đó chỉ là người pha chế. Nhưng trên thực tế bạn vẫn phải trả tiền cho một phục vụ, một hostess và một đầu bếp trực tiếp, người thực sự không có liên quan gì đến giao dịch đó.

Trong ví dụ này, chi phí lao động theo phần trăm doanh thu sẽ ở đỉnh cao nhất! Vậy bạn sẽ làm gì? Cắt giảm lao động ư? Không, đấy không phải là biện pháp. Thật không công bằng khi cắt đầu bếp duy nhất. Nếu khách gọi những món khác thì sao? Làm thế nào đây?

Hãy đo lường tỷ lệ phần trăm chi phí lao động mỗi giờ làm việc. Sử dụng dữ liệu lịch sử được thu thập từ các phân tích hệ thống POS, xem xét lại các phân chia ca kíp, roster, rồi hình thành các dự đoán chắc chắn để đưa ra quyết định hợp lý. Đây là cách thực hiện:

1. Tách hoặc chia nhân viên với cùng mức lương thành các nhóm. Các nhóm này bao gồm cả “back of house” and “front of house” và có thể thậm chí còn chi tiết hơn, chẳng hạn như nhân viên phục vụ, bếp nấu ăn, hostess…v.v
2. Cộng tổng số giờ làm việc trong mỗi nhóm trả lương cho nhân viên hàng giờ. Giả sử tổng số giờ làm việc cho các nhân viên phục vụ trong tuần là 400 giờ.
3. Nhân tỷ lệ hàng giờ với tổng số giờ làm việc. Mức lương hàng giờ có thể là 7,25 đô cho 1 người phục vụ. Chúng ta lấy 400 giờ x $7,25/giờ = $2.900.
4. Chia số này cho số tuần trong một năm (hoặc tháng trong một năm nếu thực hiện lập ngân sách hàng tháng). Trong trường hợp này, bạn chia 2.900 cho 52 tuần trong một năm, bằng 56. Bây giờ bạn biết, trung bình một tuần, bạn trả 56 đô la mỗi giờ làm việc.
5. Cộng các chi phí trong mỗi mức lương để xác định tổng chi phí lao động theo giờ làm việc. Bạn có thể trả 56 đô la mỗi giờ làm việc cho các nhân viên phục vụ, nhưng đối với các vị trí khác nhau, con số đó sẽ khác. Cộng tất cả chúng lại với nhau để xác định tổng chi phí lao động theo giờ làm việc.

Sử dụng cách tính này để xác định chi phí lao động của nhà hàng dựa trên số giờ làm việc.

Làm thế nào để tính phần trăm chi phí lao động?

   Có vài cách để tính phần trăm chi phí lao động. Dưới đây là hai công thức tỷ lệ phần trăm chi phí lao động cụ thể là chi phí lao động theo tỷ lệ phần trăm của doanh thu và chi phí lao động tính theo tỷ lệ phần trăm của tổng chi phí hoạt động.

  I. Chi phí Lao động theo tỷ lệ phần trăm của doanh thu

  Tỷ lệ chi phí lao động dựa trên doanh thu là công thức phổ biến nhất. Đây là cách nó hoạt động:

1. Xác định chi phí lao động của nhà hàng. Chi phí này bao gồm tất cả số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho nhân viên của mình trong suốt cả năm.
2. Xác định doanh thu của nhà hàng. Doanh thu, trong trường hợp này là điểm mấu chốt: số tiền mà doanh nghiệp nhận được trước khi có bất kỳ khoản thuế hoặc các khoản khấu trừ khác đã được thực hiện. Bạn có thể tìm thấy con số này dễ dàng qua các báo cáo từ hệ thống POS.
3. Chia chi phí lao động của nhà hàng cho doanh thu hàng năm. Ví dụ: nếu nhà hàng trả 300.000 đô la một năm cho nhân viên của mình và mang lại doanh thu 1.000.000 đô la một năm, hãy chia 300.000 đô la cho 1.000.000 đô la để có 0,3.
4. Nhân với 100. Con số cuối cùng này là tỷ lệ phần trăm chi phí lao động của nhà hàng. Trong ví dụ này, nó là 30%.
5. Chi phí Lao động theo tỷ lệ phần trăm của tổng chi phí hoạt động

   II. Tỷ lệ chi phí lao động cũng có thể được tính tương ứng với tổng chi phí hoạt động.

   Trong trường hợp này, các bước sẽ hơi khác một chút:

1. Xác định chi phí lao động hàng năm của nhà hàng. Chi phí này bao gồm tất cả số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho nhân viên của mình trong suốt cả năm.
2. Xác định tổng chi phí hoạt động. Tổng chi phí hoạt động là tổng chi phí kinh doanh; không chỉ bán hàng, mà bao gồm các chi phí tiếp thị, thuê nhà, thực phẩm, đồ uống và bất kỳ chi phí nào khác.
3. Chia chi phí lao động cho tổng chi phí hoạt động Ví dụ: nếu chi phí lao động là 9.000 đô la mỗi tháng và tổng chi phí hoạt động là 15.000 đô la mỗi tháng, hãy chia 9.000 đô la cho 15.000 đô la để có được 0,6.
4. Nhân với 100. Con số cuối cùng này là tỷ lệ phần trăm chi phí lao động của nhà hàng. Trong ví dụ này, nó chiếm 60% tổng chi phí kinh doanh.

Sử dụng cách tính này để xác định tỷ lệ phần trăm chi phí lao động dựa trên tổng chi phí vận hành.

Làm thế nào để có thể giảm chi phí lao động?

Câu trả lời không phải lúc nào cũng trả cho nhân viên của bạn ít hơn hoặc sắp xếp ca ít hơn hay cắt giảm nhân sự. Mà bài toán chúng ta phải thực hiện ở đây là hãy tính chi phí dựa trên hiệu quả làm việc.

– Trả lương cho nhân viên khi cô ấy phải bắt đầu làm việc thay vì cô ấy bắt đầu bấm đồng hồ chấm công.

– Cung cấp tiền thưởng để giảm sự vắng mặt và khuyến khích năng suất lao động hiệu quả.

– Thuê và sắp xếp đủ nhân viên để tránh chi phí ngoài giờ. Cân nhắc kỹ những ngày lễ Tết để luôn có số nhân viên cố định thay vì phải tăng ca, thuê ngoài với chi phí gấp 3 lần.

– Luôn cập nhật thông tin về số giờ mà nhân viên của bạn đã thực sự làm việc so với số lượng họ đã lên Roster.

– Đào tạo nhân viên đa chức năng, một nhân viên hostess sẵn sàng thay 1 nhân viên phục vụ và có thể hỗ trợ bếp sơ chế đơn giản trong trường hợp nhân viên liên quan bị ốm… đảm bảo rằng nhân viên này có thể giữ cho thực khách vui vẻ mà không cần thêm tiền lương.

– Lên Roster một cách chính xác để luôn đủ nhân viên cho mọi thời điểm theo dự báo kết hợp của các bộ phận.

– Lập kế hoạch tổng thể theo tháng, chia thành các tuần và có thể chủ động thay đổi, cập nhật chi tiết chính xác.

– …

Hy vọng bài chia sẻ này sẽ hữu ích với những ai cần.

Nguồn: Bryan Nguyễn